Я думаю не надо создавать новых тем. Надо постараться составить более длительный план мероприятий и тогда останется только собирать сведения о составе участников и извещать их о точном времени, месте старта и тп. Как мне кажется это будет самое правильное и значительно упростит жизнь Председателю. Председатель-он ведь тоже человек и у него тоже есть семья и свои домашние хозяйственные дела. А так как сейчас мне кажется ему не очень легко жить и пытаться удовлетворить запросы членов клуба.